Jak odpowiadać na pasywno-agresywne maile w miejscu pracy?
Ogólnie przyjęte zasady w relacjach międzyludzkich w miejscu pracy nie pozwalają na bezpośrednie i otwarte wyrażanie gniewu i frustracji. Tych emocji nie sposób jednak całkowicie uniknąć. Z tego względu często wyrażane są w inny sposób np. za pomocą biernej agresji. „Idealnym” środkiem do jej wyrażenia jest poczta elektroniczna, używana do korespondencji między pracownikami. Jak poradzić sobie, kiedy doświadczysz tego rodzaju zachowań w miejscu pracy? Poniżej znajdziesz kilka wskazówek jak zareagować w takiej sytuacji i jak odpowiadać na tego typu maile, by uniknąć eskalacji wrogości w miejscu pracy.
1. Rozpoznaj sygnały pasywno-agresywnego zachowania
Pierwszym krokiem, który musisz zrobić, jest rozpoznanie problemu. Nie skupiaj się wyłącznie na dosłownym znaczeniu wyrażeń użytych w mailu, ale spróbuj przyjrzeć się, czy nie stanowią formy zawoalowanej wrogości. Jeśli w mailu pojawią się wyrażenia, takie jak te opisane przez nas w kolejnym punkcie, zastanów się, czy nadawca nie czuje wobec ciebie gniewu, którego nie chce wyrazić wprost.
2. Nie odpowiadaj wrogością
Kiedy widzisz pasywno-agresywnego maila, pojawia się pokusa, by odpowiedzieć agresją. To ślepa uliczka. Pracownik, który go wysłał, będzie zadowolony, jeśli uda mu się doprowadzić cię do wybuchu gniewu i jego bezpośredniego wyrażenia. Zamiast tego, lepiej będzie spróbować obniżyć napięcie, odpowiadając neutralnie i bez emocji. Oto kilka przykładów wyrażeń pasywno-agresywnych i proponowanych odpowiedzi:
„Nie wiem, czy widziałeś/aś mojego poprzedniego maila…”
Nie odpowiadaj wrogością, pisząc: „Nie wiem, czy widzisz, jaki/a jestem zajęty/a…”. Zamiast tego zacznij maila od wyrażenia: „Dziękuję za przypomnienie”.
„Dla Twojej wygody, wysyłam załącznik jeszcze raz”
Nie odpowiadaj: „Dostałem/am załącznik za pierwszym razem i nie chcę, żebyś zapychał mi skrzynkę przypomnieniami”. Zamiast tego wykaż się uprzejmością i napisz: „Dziękuję za ponowne wysłanie”.
„Jak wspominałem/am wcześniej…”
Nie ryzykuj utraty dobrej opinii o swoim profesjonalizmie przez sarkastyczne uwagi takie jak: „Widocznie musiałem/am przeoczyć, bo gadasz tyle, że zawsze się wyłączam”. Zamiast tego zachowaj klasę, odpowiadając krótko: „Dziękuję za podsumowanie”.
„Jak postępy w tej sprawie?”
Nie ignoruj wiadomości, ani nie czekaj z odpowiedzią, do czasu, aż dokończysz zadanie, o które pyta nadawca. Odpowiedz uprzejmie i zgodnie z prawdą: „Jeszcze nie skończyłem/am” albo „Jeszcze nie skończyłem/am, ale jak coś się zmieni, od razu do Ciebie napiszę”.
„Przepraszam za wysłanie dwóch maili”
Nie odpowiadaj w sposób agresywny i nie używaj wrogiego języka. Może to sugerować, że nad sobą nie panujesz, a osoba prezentująca zachowania pasywno-agresywne będzie wyglądała raczej jak ofiara, niż agresor. Wybierz odpowiedź: „Otrzymałem/am wszystkie maile i odpowiem jak tylko będę mógł/mogła”.
3. Zwróć uwagę nadawcy
Jeśli zauważyłeś, że jakiś współpracownik stale wysyła do ciebie wrogie maile, zwróć mu uwagę w sposób bezpośredni, ale uprzejmy. Możesz zapytać: „Czy jesteś na coś zły?” lub „Z Twojego maila wnioskuję, że jesteś na coś wkurzony”. W większości przypadków taka osoba odpowie, że wszystko jest w porządku. Swoim zachowaniem zmienisz jednak dynamikę relacji. Osoba pasywno-agresywna będzie wiedziała, że nie chowasz głowy w piasek, tylko próbujesz w sposób otwarty rozwiązać konflikt.